Übernachtungskosten

Kosten für die Unterbringung während einer mehrtägigen Reise können gegen Nachweis in unbegrenzter Höhe als Werbungskosten abgezogen werden. Die vom Hotel, der Pension bzw. dem Gasthof ausgestellte Rechnung muss auf den Namen des Steuerpflichtigen lauten. Übernachtet der Arbeitnehmer im Ausland, so können statt des Einzelnachweises bis Ende 2007 auch die länderspezifischen Übernachtungspauschbeträge abgesetzt werden (siehe Anhang). Die Übernachtungspauschalen gibt es ab 2008 nicht mehr für den Werbungskostenabzug.

Häufig umfasst die Rechnung für eine Übernachtung auch die Frühstückskosten oder eine Tagungspauschale. Rein steuerlich gesehen ist dies jedoch problematisch, da dieser Kostenanteil nicht den Übernachtungskosten, sondern den Verpflegungskosten zuzurechnen ist. Kann ein Einzelnachweis der Frühstückskosten nicht erbracht werden, müssen vom Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten

• für Frühstück um 20,
• für Mittag- und Abendessen um jeweils 40

Prozent des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen gekürzt werden.

Steuertipp:
Bei Übernachtungen im Ausland ist in den meisten Fällen das Frühstück nicht im Rechnungspreis enthalten. In diesem Fall hält das Bundesfinanzministerium "einen handschriftlichen Vermerk des Dienstreisenden auf der Hotelrechnung für ausreichend, dass in den Übernachtungskosten kein Frühstück enthalten ist" (BMF-Schreiben vom 5.1.2001, DStR 2001 S. 621).

Sofern Sie Ihre Übernachtungskosten in tatsächlicher Höhe gegen Beleg absetzen, wird die Hotelrechnung meist in Fremdwährung lauten. Diesen Betrag müssen Sie in Euro umrechnen. Welcher Kurs dabei maßgebend ist, ist von der Finanzverwaltung bisher nicht besonders geregelt. Daher empfiehlt es sich, Bankbelege über den Devisenumtausch oder Kontoauszüge über die Belastungen aufzubewahren und ebenfalls vorzulegen.

Wird der Arbeitnehmer von seinem Ehegatten auf der Dienstreise begleitet, wird das Finanzamt die Hotelkosten für ein Doppelzimmer ablehnen und vielleicht nur die Hälfte der Kosten anerkennen. Doch dies wäre nicht korrekt: In diesem Fall besteht ein Anspruch darauf, dass die fiktiven Kosten für ein Einzelzimmer anerkannt werden (R 9.7 Abs. 1 Satz 2 LStR). Daher der Rat: Vorsorgen und eine Preisliste des Hotels mitnehmen, um später den Preis für ein Einzelzimmer nachweisen zu können.

Hinweis:
Die Pauschalbeträge für Auslandsübernachtungen bei beruflich oder betrieblich veranlassten Dienstreisen wurden neu festgesetzt für Reisetage ab

• 2009: BMF 17.12.2008, IV C 5 - S 2353/08/10006, BStBl I 2008, S. 1077
• 2010: BMF 17.12.2009, IV C 5 - S 2353/08/10006, BStBl 2009 I S. 1601

Sie gelten auch für Geschäftsreisen und die doppelte Haushaltsführung. Bei Reisen vom Inland in das Ausland bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem Ort, den der Reisende vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat. Für eintägige Reisen ins Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland in das Inland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend.

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