Berufliche Veranlassung einer Dienstreise

Die Aufwendungen für Reisen sind immer dann Werbungskosten, wenn die Tour betrieblich oder beruflich veranlasst ist, ein privater Reisezweck also nahezu ausgeschlossen werden kann. Dies ist beispielsweise bei Außendienstmitarbeitern, Monteuren oder Berufskraftfahrern der Fall. Reisen, die allgemeine Bildungs- oder Informationszwecke erfüllen, akzeptiert das Finanzamt auch dann nicht, wenn der Trip für den beruflichen Werdegang förderlich ist. Motto: Ist der überwiegende Teil der Reise privat veranlasst, sind die gesamten Kosten in der Regel nicht absetzbar.

Von diesem Grundsatz gibt es jedoch Ausnahmen: Sind auf einer privaten Reise einzelne Kosten ausschließlich beruflich veranlasst, können diese geltend gemacht werden. Das gilt etwa für Tagungsgebühren für einen zweitägigen Kongress, der während eines dreiwöchentlichen Urlaubs anfällt. Dann können Übernachtungskosten und die Verpflegungspauschale für diese beiden Tage neben den Tagungskosten selber als Werbungskosten abgezogen werden. Die Reisekosten – wie etwa der Flug – jedoch nicht.

Bei mehrtägigen Reisen auf eigene Kosten wird das Finanzamt sehr kritisch. Dann überprüft es, wie der Reiseverlauf war und ob der Arbeitnehmer von Familienmitgliedern begleitet wurde. In solchen Fällen ist es ratsam, den beruflichen Anlass sehr detailliert nachzuweisen und auch den Tagesablauf zu dokumentieren. Faustregel: Lässt die Reise insgesamt kaum Zeit für private Unternehmungen, steht dem Werbungskostenabzug kaum etwas im Wege.

In der Steuererklärung sind die Aufwendungen für eine Informationsreise ganz besonders ausführlich darzulegen. Denn das Finanzamt sollte erkennen, dass auf dieser Reise private Interessen überhaupt nicht berührt sind. Dies setzt voraus, dass das Reiseprogramm auf die beruflichen Bedürfnisse des Arbeitnehmers zugeschnitten ist. Im Klartext: Die Kosten dürfen nicht über den wirtschaftlichen Verhältnissen liegen und der Angestellte hat Tag und Nacht nur dienstliche Belange im Kopf.

Ähnlich kritisch ist das Finanzamt bei Studienreisen, die wissenschaftlichen Zwecken oder der beruflichen Weiterbildung dienen. Hierbei gibt es aber zumindest klare Leitlinien, die einzuhalten sind:

• Die Studienreise hat eine lehrgangsmäßige Organisation.
• Die Vorträge sind berufsbezogen.
• Das Lehrprogramm ist zeitlich straff geplant.
• Die Teilnahme an jeder einzelnen Veranstaltung muss nachgewiesen werden, etwa durch eine Anwesenheitsliste.
• Das Fachprogramm wird nicht durch allgemeine Veranstaltungen aufgelockert.
• Entspannungsphasen sind – besonders bei Tagungen an touristischen Orten – nur knapp bemessen.
• Die Fachveranstaltungen dauern mindestens rund sechs Stunden pro Tag.
• Privatausflüge an Wochenenden oder Feiertagen stören das Finanzamt nicht. Sofern die zuvor genannten Kriterien in der Woche eingehalten werden, steht dem Abzug der Werbungskosten nichts im Wege.

Tipp:
Eine ausführliche Erläuterung zu Studienreisen, Fachtagungen und Kongressen gibt die Oberfinanzdirektion Hannover in einem Schreiben vom 17.02.2009 (S 2227 - 10 - StO 217).

Hinweis:
Der Bundesfinanzhof (BFH) hat entschieden, dass beruflich und privat veranlassten Reisen bei Arbeitnehmern nicht mehr in voller Höhe zum Arbeitslohn gehören, sofern eine sachgerechte Aufteilung möglich ist (Urteil des BFH vom 18.08.2005, Aktenzeichen: VI R 32/03, veröffentlicht in: BStBl. 2006 Band II, Seite 30).
Diese Auffassung überträgt der BFH nun auch auf den Werbungskostenabzug und hält insoweit nicht mehr am gesetzlichen Aufteilungs- und Abzugsverbot aus § 12 Nr. 1 Einkommensteuergesetz (EStG) fest (Urteil des BFH vom 20.07.2006, Aktenzeichen: VI R 94/01, veröffentlicht in: BStBl. 2007 Band II, Seite 121). Vielmehr sind die Aufwendungen in berufliche und private Bereiche trennbar, sofern hierzu ein objektiver Maßstab zur Verfügung steht und der berufliche Anlass nicht von untergeordneter Bedeutung ist.

Zur endgültigen Klärung des Streitpunktes wurde der Große Senat des BFH angerufen. Die zu beantwortenden Frage: Können Aufwendungen für die Hin- und Rückreise bei gemischt veranlassten Reisen in Werbungskosten und nicht abziehbare Aufwendungen für die private Lebensführung aufgeteilt werden? Selbstständige und Arbeitnehmer sollten entsprechende Fälle mit Verweis auf das Aktenzeichen (BFH, Aktenzeichen: GrS 1/06) offen halten.

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