Gemischt veranlasste Dienstreisen

Nach einem am 13. Januar 2010 veröffentlichten Grundsatzbeschluss vom Großen Senat des BFH (21.9.2009, GrS 1/06) dürfen Aufwendungen für eine Reise bei sowohl beruflichem bzw. betrieblichem als auch privatem Anlass jetzt grundsätzlich auch in abziehbare Werbungskosten oder Betriebsausgaben sowie nicht abziehbare Lebensführungsaufwendungen aufgeteilt werden.

Das bedeutet konkret für die steuerliche Praxis: Wer als Arbeitnehmer oder Selbstständiger einen Urlaub mit einer Dienstreise kombiniert oder beispielsweise an einen Fachkongress einfach ein paar freie Tage übers Wochenende zur Entspannung drangehängt, kann die Aufwendungen jetzt zumindest teilweise als Werbungskosten oder Betriebsausgaben absetzen. Dadurch beteiligt sich der Fiskus an den Kosten des Urlaubs. Im Gegenzug darf es auch unter veränderten Bedingungen eine steuerfreie Erstattung vom Arbeitgeber geben.

Bislang konnten Berufstätige zwar die Ausgaben für die Teilnahme an der Messe oder Fachtagung sowie den Besuch von Geschäftspartnern von der Steuer absetzen, wenn sie ausschließlich berufliche Termine wahrgenommen und private Motive nur eine ganz untergeordnete Bedeutung hatten. Denn das Finanzamt weigerte mit Verweis auf das Aufteilungs- und Abzugsverbot in § 12 EStG den Abzug generell, wenn sich Beruf und Freizeit miteinander vermischten. Dann war eine Aufteilung der Reisekosten in privat und beruflich nicht möglich und solche gemischten Aufwendungen waren daher insgesamt nicht abzugsfähig.

Nach dem Beschluss vom BFH lässt sich allerdings aus der Vorschrift kein "Alles-oder-nichts-Prinzip" erkennen, sodass gemischte Kosten durchaus aufgeteilt werden können. Damit können Arbeitnehmer oder Selbstständige spätestens ab der Steuererklärung 2009 mehr Abzugspotential rausholen, wenn sie sich beruflich außerhalb von Büro oder Werkstatt aufhalten.

• Lassen sich die Aufwendungen eindeutig in einen beruflichen und einen privaten Teil aufschlüsseln, sind die auf den beruflichen Teil entfallenden Aufwendungen als Werbungskosten/Betriebsausgaben absetzbar. Dazu gehören im Rahmen der Reisekosten beispielsweise Kongressgebühren, Hotelrechnungen und Verpflegungsmehraufwendungen für den Teil der Reise, der dem beruflichen Anlass zugeordnet werden kann.
• Nunmehr ist darüber hinaus auch ein entsprechender Teil der Fahrt- oder Flugkosten zu berücksichtigen. Geht es beispielsweise auf einen Fachkongress über 5 Tage und werden zwei weitere freie Tage drangehängt, lassen sich die angefallenen Fahrtkosten zu 5/7 beim Finanzamt geltend machen.
• Der berufliche Anteil der Reise darf allerdings nicht von untergeordneter Bedeutung sein. Wer sich zum Beispiel im Rahmen seines dreiwöchentlichen Auslandsurlaubs an einem Nachmittag mit einem Geschäftspartner aus dienstlichem Anlass trifft, kann auch weiterhin keine Kosten anteilig absetzen.
• Die jeweils nicht unbedeutenden beruflich veranlassten sowie die übrigen privaten Zeitanteile müssen eindeutig fest stehen nicht so ineinander greifen, dass eine Trennung nicht möglich ist. Denn dann kommt weiterhin kein Abzug der gesamten Aufwendungen in Betracht. Dies hat der BFH so konkret formuliert.
• Es muss klar erkennbar sein, welche Aufwendungen privat und welche beruflich veranlasst sind. Das lässt sich wie im dem BFH-Beschluss zugrunde liegenden Fall leicht ermitteln, wenn ein Angestellter sieben Tage im Ausland verbringt, davon an vier Tagen eine Fachmesse besucht und anschließend drei Tage zur Erholung nutzt. Dann kann er vier Siebtel der Flugkosten steuerlich geltend machen. Hinzu kommen 4/7 von Verpflegungsmehraufwand und Hotelkosten sowie in voller Höhe die Tagungsgebühren.
• Wichtig:
  Berufstätige haben gegenüber dem Finanzamt eine Nachweispflicht. Nur wenn sie den beruflichen Zeitanteil nachweislich dokumentiert haben, gelingt der Abzug von Werbungskosten oder Betriebsausgaben. Hierzu ist festzuhalten, an welchen Tagen und in welchem zeitlichen Umfang eine berufliche Veranlassung vorlag. Werden die Nachweispflichten nicht hinreichend erfüllt, geht das zu Lasten der Bürger, die steuerlich etwas absetzen möchten.

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