Welche Aufwendungen sind Reisekosten?

Unter den Begriff "Reisekosten" fallen Fahrtkosten (R 9.5 LStR), Verpflegungsmehraufwendungen (R 9.6 LStR), Übernachtungskosten (R 9.7 LStR) und Reisenebenkosten (R 9.8 LStR), wenn diese durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen. Reisekosten können im Rahmen einer Auswärtstätigkeit nicht nur bei einer Dienstreise entstehen, sondern auch bei einer Fahrtätigkeit und einer Einsatzwechseltätigkeit. Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit ist auch der Vorstellungsbesuch eines Stellenbewerbers. Erledigt der Arbeitnehmer im Zusammenhang mit der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit auch in einem mehr als geringfügigen Umfang private Angelegenheiten, sind die beruflich veranlassten von den privat veranlassten Aufwendungen zu trennen. Ist das nicht leicht und einwandfrei möglich, gehören die gesamten Aufwendungen zu den nicht abziehbaren Aufwendungen für die Lebensführung.

1. Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit:

Diese Grundvoraussetzung für Dienstreisen liegt vor, wenn der Arbeitnehmer

• vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten beruflich tätig wird
  oder
• bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig wird.

2. Dienstreise:

Eine Dienstreise liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte tätig wird. Wichtig ist, dass er eine ortsgebundene regelmäßige Arbeitsstätte hat und einen Ortswechsel vornimmt.

3. Fahrtätigkeit:

Üben Arbeitnehmer ihre Tätigkeit typischerweise auf einem Fahrzeug aus, so liegt eine Fahrtätigkeit vor. Sie haben ihre regelmäßige Arbeitsstätte auf dem Fahrzeug. Dies ist der Fall insbesondere bei Straßenbahnführern, Linienbusfahrern, Beton- und Kiesfahrern, Lokführern sowie dem Zugbegleitpersonal, Taxifahrern, Berufskraftfahrern und Beifahrern. Ab 2004 wird eine Fahrtätigkeit ohne weiteres angenommen, wenn die Tätigkeit außerhalb des Fahrzeugs durchschnittlich weniger als 20 % der vertraglichen Arbeitszeit beträgt. Eine Fahrtätigkeit liegt nicht vor bei Polizeibeamten im Streifendienst, Zollbeamten im Grenzaufsichtsdienst, Kraftfahrern im Zustelldienst, Verkaufsfahrern, Kundendienstmonteuren, Fahrlehrern, Binnenschiffern und Seefahrern.
Entscheidend für die Beurteilung der Fahrtätigkeit ist - wie bei der Einsatzwechseltätigkeit - nicht das abstrakte Berufsbild, sondern die konkret ausgeübte Tätigkeit. Deshalb kann jemand auch dann typischerweise auf einem Fahrzeug tätig sein, wenn sich seine Arbeit nicht im Lenken oder Begleiten eines Fahrzeugs erschöpft, sondern - wie beispielsweise beim Zugbegleitpersonal - andere Aufgaben zu erledigen sind. Dies gilt ebenso für Rettungsassistenten, die ständig im Rettungswagen tätig sind (BFH-Urteil vom 10.4.2002, VI R 154/00, BStBl. 2002 II S. 779).

4. Einsatzwechseltätigkeit:

Hier ist es berufstypisch, dass der Arbeitnehmer nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstellen arbeitet und deshalb keine regelmäßige Arbeitsstätte hat (BFH 20.8.2008, VI B 117/07, BFH/NV 2008 S. 2008 und 11.5.2005, VI R 7/02, BStBl 2005 II S. 782). Eine Einsatzwechseltätigkeit üben beispielsweise aus: Leiharbeitnehmer, Bau- und Montagearbeiter, Kundendiensttechniker, Auszubildende und Rechtsreferendare, wenn sie keinen festen Ausbildungsmittelpunkt haben.
Für den Nachweis entstandener Reisekosten hat der Arbeitnehmer den Anlass seiner Reise, die Art der beruflichen Tätigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg festzuhalten und zu belegen. Gängige Belege sind z.B. ein Fahrtenbuch, Tankquittungen oder Hotelrechungen. Zu empfehlen ist ein möglichst detaillierter und genauer Nachweis der angefallenen Kosten, da "Reisekosten" ein beliebtes Terrain für Betriebsprüfer sind.

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