Dienstreise

Unabhängig davon, welches Verkehrsmittel (Bahn, Bus, Taxi, Schiff, Flugzeug, eigener PKW) der Arbeitnehmer wählt, die angefallenen Fahrtkosten kann er als Werbungskosten in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen oder sich vom Arbeitgeber steuerfrei erstatten lassen (R 9.5 Abs. 1 Satz 1 und 2 LStR). Zu den begünstigten Aufwendungen gehören neben dem Fahrpreis auch erforderliche Zuschläge sowie Aufpreise für die Wahl einer höheren Tarifklasse wie etwa die Business-Class im Flugzeug oder die 1. Wagenklasse bei der Bahn.

Sämtliche Fahrtkosten aus Anlass einer beruflichen Auswärtstätigkeit gehören zu den Reisekosten (R 9.5 LStR). Begünstigt sind danach alle Fahrten, die nicht zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte erfolgen. Reisekosten stellen danach die Aufwendungen für folgende Fahrten:

• Von der Wohnung zur auswärtigen Tätigkeitsstätte,
• von der regelmäßigen Arbeitsstätte zur auswärtigen Tätigkeitsstätte,
• zwischen mehreren auswärtigen Tätigkeitsstätten,
• innerhalb eines weiträumigen Arbeitsgebiets,
• von der Unterkunft am Ort der auswärtigen Tätigkeitsstätte zur dortigen Arbeitsstelle,
• von der auswärtigen Tätigkeitsstätte zur Wohnung und zurück,
• von der Wohnung zu ständig wechselnden Tätigkeitsstätten bei einer Einsatzwechseltätigkeit,
• bei Übernachtung im Rahmen einer Einsatzwechseltätigkeit von der Wohnung zum Einsatzort und von der auswärtigen Unterkunft zur Tätigkeitsstätte,
• im Rahmen einer Einsatzwechseltätigkeit zu einem gleichbleibenden Treffpunkt und anschließender Auswärtstätigkeit.

Verwendet der Arbeitnehmer seinen eigenen PKW, so hat er die Möglichkeit, entstandene Fahrtkosten mit der Dienstreisepauschale oder mit dem tatsächlichen Kilometer-Kostensatz geltend zu machen.

1. Nachweis mittels individuellem Kilometer-Kostensatz

Beispiel:
Der Arbeitnehmer besitzt einen VW Passat, den er privat und für Dienstreisen nutzt. Er hat das Fahrzeug zu einem Preis von 30.000 Euro neu erworben. Dabei finanzierte er den PKW zu 20% über ein Darlehen, wofür er einen Zinssatz von 5% zahlt. Laut seinen Aufzeichnungen im Fahrtenbuch kann er nachweisen, dass er 20.000 km im Jahr für Dienstreisen zurückgelegt hat. Für private Zwecke war er 15.000 km unterwegs. Der individuelle Kilometer-Kostensatz wird wie folgt berechnet.

• Jährliche Abschreibung

  Für PKWs gilt eine Nutzungsdauer von 6 Jahren. Das Fahrzeug wird linear abgeschrieben: 30.000 Euro ÷ 6 Jahre = 5.000 Euro/Jahr. Pro Jahr kann der Arbeitnehmer eine Abschreibung von 5.000 Euro ansetzen.

• Laufende Kosten: Folgende Kosten sind für den PKW im Jahr angefallen:

Individueller Kilometer-Kostensatz: 11.800 Euro ÷ 35.000 km (jährliche Fahrleistung) = 0,34 Euro/km.

Als Werbungskosten sind absetzbar: 0,34 Euro/km x 20.000 km (Dienstfahrten) = 6.800 Euro.

Hinweis:
Diese Berechnungsmethode kann nur angewandt werden, wenn alle Kosten im Einzelnen nachgewiesen werden. Falls für Benzinkosten die Belege nicht oder nicht vollständig gesammelt wurden, dürfen diese Kosten auch geschätzt werden. Dies ist nach § 162 AO möglich, wenn Kosten dem Grunde nach zweifelsfrei entstanden sind.

Steuertipp:
Ausgehend von den für einen Zeitraum von zwölf Monaten ermittelten tatsächlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs ist es zulässig, einen Kilometersatz zu errechnen und diesen so lange anzusetzen, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern (R 9.5 Abs. 1 Satz 4 LStR).

2. Ansatz der Dienstreisepauschale

Ohne Einzelnachweis werden bei Benutzung des eigenen PKW 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer anerkannt (R 9.5 Abs. 1 Satz 5 LStR). Damit wäre im obigen Beispielsfall bei 20.000 dienstlichen Kilometern ein Betrag von 6.000 Euro als Werbungskosten abziehbar (20.000 Euro x 0,30 Euro). Wie hoch die Dienstreisepauschale bei Benutzung eigener Fahrzeuge ist, zeigt nachfolgende Tabelle.

Für jede Person, die bei einer Dienstreise mitgenommen wird, erhöht sich beim Pkw der Kilometersatz um 0,02 Euro und bei einem Motorrad/ Motorroller um 0,01 Euro.

Für den Werbungskostenabzug können die pauschalen Kilometersätze nicht angesetzt werden, soweit sie im Einzelfall zu einer unzutreffenden Besteuerung führen würden. Erstattet hingegen der Arbeitgeber die pauschalen Kilometersätze steuerfrei, unterbleibt die Prüfung einer unzutreffenden Besteuerung (R 9.5 Abs. 2 Satz 3 LStR).

Steuertipp:
Ist das eigene Auto ein kostenintensives Modell (hoher Kaufpreis, hohe Unterhaltungskosten), lohnt sich der Nachweis der Werbungskosten mittels individuellem Kilometersatz.

Außergewöhnliche Kfz-Kosten, die durch Fahrten anlässlich einer vorübergehenden beruflichen Auswärtstätigkeit anfallen, können wie bisher neben den pauschalen Kilometersätzen vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt bzw. als Werbungskosten abgezogen werden. Hierzu gehören etwa Reparaturkosten, die nicht auf Verschleiß beruhen, Aufwendungen für die Beseitigung von Unfallschäden oder eine außergewöhnliche technische Abschreibung wegen Diebstahls.

3. Gestellung eines Firmenwagens

Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für die Fahrten anlässlich von vorübergehenden beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten einen Firmenwagen zur Verfügung, bleibt die Gestellung des Firmenwagens für diese Fahrten steuerfrei. In diesem Fall darf jedoch der Arbeitgeber nicht zusätzlich pauschale Kilometersätze steuerfrei erstatten (R 9.5 Abs. 2 Satz 4 LStR).

Vier weitere Besonderheiten sind zu beachten:

• Ab 2008 ist beim steuerfreien Ersatz oder beim Werbungskostenabzug von Fahrtkosten keine zeitliche Beschränkung mehr zu beachten. Die Fahrtkosten können daher steuerfrei ersetzt bzw. als Werbungskosten abgezogen werden, solange eine vorübergehende berufliche Auswärtstätigkeit vorliegt.
• Bei Arbeitnehmern mit ständig wechselnden Tätigkeitsstätten können die Fahrtkosten ebenfalls unbegrenzt als Werbungskosten abgezogen oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.
• Die bis Ende 2007 von der Finanzverwaltung vertretene Auffassung, wonach bei Auswärtstätigkeiten mit täglicher Rückkehr zur Wohnung ein Werbungskostenabzug voraussetzt, dass die Einsatzstellen mehr als 30 km von der Wohnung entfernt liegt, ist in den neuen LStR nicht mehr enthalten. Durch die ausdrückliche Aussage des BFH kann die günstigere Rechtslage auch für Lohnzahlungszeiträume vor 2008 angewendet werden, indem Arbeitnehmer über ihre Veranlagung in offenen Fällen mit Entfernungen unter 31 Kilometer einen höheren Werbungskostenabzug nach Reisekostengrundsätzen beantragen (BFH, Urteil vom 18.12.2008, VI R 39/07).
• Für die Fahrten von der Wohnung zu einem ständig gleich bleibenden Treffpunkt außerhalb einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung, von dem der Arbeitnehmer dann zur jeweiligen auswärtigen Tätigkeitsstätte weiterbefördert wird, sind der steuerfreie Ersatz bzw. der Werbungskostenabzug nach Reisekostengrundsätzen möglich.

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