Steuerliche Berücksichtigung von Online-Rechnungen

Lassen sich Kunden ihre Rechnung über Mail statt per Post zustellen, erhalten sie oft einen Bonus vom Lieferanten. So lockt etwa die Telekom hierbei mit Freiminuten. Für Privattelefonierer mag diese Umstellung lukrativ sein, doch Unternehmer müssen aufpassen. Denn bei einer Rechnung mittels EDV ist ein Vorsteuerabzug nicht möglich. Dies gelingt nur bei qualifizierter elektronischer Signatur oder im EDI-Verfahren. Zu den Voraussetzungen hat sich das Bundesfinanzministerium mit Schreiben vom 29.1.2004, veröffentlicht im Bundessteuerblatt Teil I, Seite 258, ausführlich geäußert. Hinzu kommt ein Schreiben vom 8.9.2005 (IV A 5 - S 7287 a - 29/05).

Über die bei Online-Rechnungen verlangte Technik verfügen viele Firmen aber nicht. Eine Rechnung im Dateianhang zur E-Mail erfüllt die Bedingungen selbst mit Schreibschutz nicht. Auch der anschließende Ausdruck verhilft nicht zum Vorsteuerabzug. Unternehmer sollten daher stets zusätzlich eine Rechnung in Papierform verlangen und diesen Anspruch nicht vertraglich aufgeben.

Ausnahmen von dieser strikten Sichtweise gibt es bei Fahrausweisen. Buchen Unternehmer das Bahn- oder Flugticket online, muss anschließend lediglich die Bildschirmanzeige ausgedruckt und aufbewahrt werden. Erforderlich ist allerdings zusätzlich, dass mit der Internet-Buchung gleichzeitig auch die Zahlung sichergestellt ist, etwa über Kreditkarte, Bankeinzug oder ein Kundenkonto.

Auch im Bereich des Home- oder Online-Banking sind Besonderheiten zu beachten. Hierbei erhält der Bankkunde vom Kreditinstitut einen sogenannten elektronischen Kontoauszug auf seinen PC übermittelt. Mit dem Ausdruck dieses elektronischen Kontoauszugs auf Papier genügen Buchführungspflichtige den bestehenden Aufbewahrungspflichten nicht, da es sich um ein originär digitales Dokument handelt. Der elektronische Kontoauszug muss daher durch Übertragung der Inhalts- und Formatierungsdaten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger archivieren werden.

<< Zurück Inhaltsverzeichnis Vorwärts >>