Steuerliche Behandlung der Hard- und Software bei Unternehmern

Hardware
Hinsichtlich der Hardware ergeben sich kaum Probleme, da es sich um ein selbstständig nutzbares materielles Wirtschaftsgut handelt. Dieses ist als Anlagevermögen zu erfassen und über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von drei 3 Jahren abzuschreiben. Im Jahr der Anschaffung darf dies aber nur zeitanteilig für die noch verbleibenden Monate erfolgen.

Wenn der Preis netto weniger als 1.000 Euro beträgt, gilt die Hardware als geringwertiges Wirtschaftsgut (GwG) und der Aufwand muss zwingend über Sonderregelungen geltend gemacht werden. Die hatten sich über das Wachstumsbeschleunigungsgesetz für Erwerbe ab dem 1.1.2010 geändert.

• Preis 1 bis 150 €: Geringwertige Wirtschaftsgüter mit Nettopreisen bis 150 € sind wahlweise sofort im Jahr der Anschaffung in voller Höhe als Betriebsausgaben abzusetzen. Es besteht aber auch die Möglichkeit, die Kosten alternativ über die Nutzungsdauer abzuschreiben. Wurden die Anschaffungskosten in voller Höhe als Betriebsausgaben abgesetzt, sind in späteren Wirtschaftsjahren nachträgliche Anschaffungskosten im Jahr ihrer Entstehung ebenfalls in voller Höhe als Betriebsausgaben zu behandeln. Dies gilt unabhängig davon, ob sie zusammen mit den ursprünglichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten den Betrag von 150 € übersteigen (R 6.13 Abs. 4 EStR).
• Preis: 150,01 bis 1.000 €, Alternative 1: Anlagegüter mit Kaufpreisen zwischen netto 150,01 und 1.000 € können als ein gemeinsamer Zugang eines Geschäftsjahres erfasst und der so gebildete Sammelposten einheitlich und pauschal über fünf Jahre mit jeweils 20% abgeschrieben werden. Das ändert sich nicht, wenn einzelne Wirtschaftgüter vorher verkauft, entnommen oder wertlos werden. Dafür ist unerheblich, in welchem Monat die Anschaffung erfolgt, die AfA ist immer gleich hoch. Nachträgliche Anschaffungs- oder Herstellungskosten erhöhen den Sammelposten des Wirtschaftsjahres, in dem die Aufwendungen entstehen. Dies gilt unabhängig davon, ob sie zusammen mit den ursprünglichen Anschaffungskosten den Betrag von 1.000 € übersteigen (R 6.13 Abs. 5 EStR). Der Sammelposten ist kein Wirtschaftsgut, sondern eine Rechengröße und damit beispielsweise einer Teilwertabschreibung nicht zugänglich. Die steuerrechtliche Dokumentation besteht ausschließlich in der einmaligen Erfassung des Wirtschaftsguts bei Zugang (Anschaffung). Im Vergleich zum vorherigen Recht müssen Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten bis zu 1.000 Euro steuerrechtlich nicht mehr einzeln in der Buchführung ausgewiesen werden.
• Preis: 150,01 bis 1.000 €, Alternative 2: Alternativ zur sofortigen Abschreibung für GWG bis zur Höhe von 150 € ist dies auch bis 410 € möglich. Wirtschaftsgüter, deren Wert 150 € übersteigt, sind in einem laufend zu führenden Verzeichnis zu erfassen. Das Verzeichnis braucht nicht geführt zu werden, wenn diese Angaben aus der Buchführung ersichtlich sind. Die sog. Poolabschreibung für alle Wirtschaftsgüter zwischen 150,01 und 1.000 € kann aber nur noch angewendet werden, wenn die sofortige Abschreibung für GWG ausschließlich bei Preisen bis 150 € gewählt wird. Für die einheitliche Wahlrechtsausübung gibt es eine wirtschaftsjahrbezogene Betrachtungsweise.

Schwieriger wird die steuerliche Behandlung von Peripherie-Geräten. Die kosten einzeln oft weniger als 150, 410 oder 1.000 Euro, sodass sie als geringwertiges Wirtschaftsgut sofort als Betriebsausgabe oder Werbungskosten geltend gemacht werden könnten oder zwingend über fünf Jahre abgeschrieben werden müssen. Sofern sie zum PC gehören, müsste der Gesamtkaufpreis abgeschrieben werden. Hier stellt sich nun die Frage, ob es sich um ein Wirtschaftsgut handelt, dass einer selbständigen Nutzung fähig ist oder es nach seiner betrieblichen Zweckbestimmung nur zusammen mit anderen Wirtschaftsgütern genutzt werden kann und die in den Nutzungszusammenhang eingeführten Wirtschaftsgüter technisch aufeinander abgestimmt sind. Eine dauerhafte und feste körperliche Verbindung ist für die Beurteilung nicht erforderlich. Verliert ein Wirtschaftsgut, das zusammen mit anderen Wirtschaftsgütern genutzt wird, seine eigene Nutzungsfähigkeit, wenn es von den übrigen getrennt wird, so spricht dies für einen Nutzungszusammenhang und damit gegen die Annahme eines geringwertigen Wirtschaftsgutes.

Nach diesen Grundsätzen sind Peripherie-Geräte einer Computer-Anlage in der Regel zwar selbständig bewertungsfähig, aber nicht selbständig nutzungsfähig und damit keine geringwertigen Wirtschaftsgüter. Denn die einzelnen Komponenten einer PC-Anlage sind ihren technischen Eigenschaften nach auf ein Zusammenwirken angelegt und verlieren mit einer Trennung von den übrigen Geräten regelmäßig ihre eigene Nutzungsfähigkeit. Dass zwischen diesen Geräten teilweise keine körperliche Verbindung besteht, ist unerheblich. Die Verbindung in Form eines kabellosen Datenflusses genügt.

Hinweis:
Eine Ausnahme bilden hierbei Kombi-Geräte, die unabhängig vom Rechner und den übrigen Peripherie-Geräten auch als Fax und Kopierer genutzt werden können. Das Gleiche gilt für externe Datenspeicher, die unabhängig vom Rechner der Speicherung, dem Transport und der Sicherung von Daten dienen. Hierbei kann es sich grundsätzlich um geringwertige Wirtschaftsgüter handeln.

Software
Die auf den PC installierte Software ist ein eigenständiges abnutzbares immaterielles Wirtschaftsgut. Sie bildet keine Einheit mit der Hardware, sondern ist als selbstständiges Wirtschaftsgut auszuweisen.

Wie steht es nun mit der steuerlichen Behandlung der laufenden Kosten eines Internetauftritts? Hiezu ist die Frage zu klären, ob diese Kosten aktivierungspflichtig sind oder als sofort abzugsfähiger Erhaltungsaufwand gewinnmindernd verbucht werden können. Herstellungskosten liegen vor, wenn etwas völlig Neues geschaffen wird, ein vorhandenes Wirtschaftsgut deutlich körperlich erweitert oder über den ursprünglichen Zustand hinaus wesentlich verbessert wird. Aufwendungen für Wartung, Pflege und Weiterentwicklung führen daher nur dann zu einem neuen Wirtschaftsgut, wenn das alte bereits vollkommen veraltet ist. Werden Funktion oder Zweck deutlich verändert, sind die Kosten für ein neu geschaffenes immaterielles Wirtschaftsgut zu aktivieren, sofern sie von Fremden in Rechnung gestellt werden.

Tipp:
Das Bundesfinanzministerium hat zur bilanzsteuerrechtlichen Behandlung der Aufwendungen zur Einführung betriebswirtschaftlicher Softwaresysteme (vom 18.11.2005, IV B 2 - S 2172 - 37/05) ein umfangreiches Erläuterungsschreiben herausgegeben. Das ist nachzulesen im BStBl 2005 I, Seite 1025.

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