Elektronische Außenprüfung

Seit 2002 ist der Finanzverwaltung das Recht eingeräumt, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen.
Beim Datenzugriff kann der Prüfer im Rahmen einer Außenprüfung nach pflichtgemäßem Ermessen - auch kumulativ - den "unmittelbaren Datenzugriff", den "mittelbaren Datenzugriff" oder die "Datenträgerüberlassung" wählen. Ein "Online-Zugriff" auf das betriebliche Datenverarbeitungssystem ist hingegen ausdrücklich ausgeschlossen.

Der "unmittelbare Datenzugriff" beinhaltet den Nur-Lesezugriff auf Datenverarbeitungssysteme durch den Prüfer zur Prüfung der Buchhaltungsdaten, Stammdaten und Verknüpfungen (beispielsweise zwischen den Tabellen einer relationalen Datenbank). Darunter fällt auch die Nutzung vorhandener Auswertungsprogramme des betrieblichen Datenverarbeitungssystems zwecks Filterung und Sortierung der steuerlich relevanten Daten.

Beim "mittelbaren Datenzugriff" müssen die steuerlich relevanten Daten entsprechend den Vorgaben des Prüfers vom Unternehmen oder einem beauftragten Dritten maschinell ausgewertet werden, um anschließend einen Nur-Lesezugriff durchführen zu können. Verlangt werden darf aber nur eine maschinelle Auswertung mit den im Datenverarbeitungssystem vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten. Die Kosten der maschinellen Auswertung hat das Unternehmen zu tragen. Darüber hinaus sind die Unternehmen zur Unterstützung des Prüfers durch mit dem Datenverarbeitungssystem vertraute Personen verpflichtet.

Bei der "Datenträgerüberlassung" sind der Finanzbehörde mit den gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen alle zur Auswertung der Daten notwendigen Informationen (z. B. über die Dateistruktur, die Datenfelder sowie interne und externe Verknüpfungen) in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen. Dies gilt auch in den Fällen, in denen sich die Daten bei Dritten befinden.

Nunmehr hat sich erstmals ein Finanzgericht (FG) mit der vorgenannten Vorschrift beschäftigen müssen (Urteil des Finanzgerichts Rheinland-Pfalz vom 20.01.2005, Aktenzeichen: 4 K 2167/04 - rechtskräftig). Im Streitfall hatte ein mittelständisches Bankinstitut eine Buchführung mittels elektronischer Datenverarbeitung (EDV) eingerichtet. Im Rahmen einer im Jahre 2004 durchgeführten Außenprüfung verlangte der Außenprüfer die Vorlage der Sachkonten für das Jahr 2002 auf einem Datenträger. Dagegen war die geprüfte Bank der Ansicht, eine Überlassung der genannten Sachkonten auf Datenträger sei nicht erforderlich. Da die angeforderten Konten nicht übermäßig umfangreich seien, sei die Vorlage der Konten in Papierform für die Bank weniger belastend. Mit der gegen diese Anforderung gerichteten Klage argumentierte die Bank, das Verlangen des Finanzamts widerspreche dem Bankgeheimnis, weil die bei den Sachkonten vorhandenen Stammnummern einen Rückschluss auf die Kundendaten zuließen.

Die Klage hatte jedoch keinen Erfolg. Das Gericht entschied, die Datenanforderung der Außenprüfung sei nicht zu beanstanden. Da die Bank mit einer EDV-Buchführung versehen sei, habe das Finanzamt nach dem neuen Recht einen Anspruch auf Einsichtnahme in die angeforderten EDV-Daten (Sachkonten). Das Verlangen der Außenprüfung, die Daten auf einer CD-ROM zur Verfügung zu stellen, sei ermessensgerecht. Die nach dem Gesetz ebenfalls mögliche direkte Einsicht in die Daten (also direkt im Datenverarbeitungssystem der Bank) und die Inanspruchnahme eines Bediensteten der Bank, der die angeforderten Daten nach Vorgabe des Außenprüfers auswerte, stellten eine größere Belastung für die Bank dar. Nach der neuen Gesetzesfassung könne - im Fall einer vorhandenen EDV-Buchführung - die Bank auch nicht verlangen, dass sich die Außenprüfung auf die Vorlage der Daten in Papierform beschränke.

Schließlich vermochte das Gericht auch keinen Verstoß gegen das Bankgeheimnis zu erkennen. Soweit die Klägerin argumentiere, die den Sachkonten zugeordneten Stammnummern ließen Rückschlüsse auf Kundendaten zu, verkenne sie offensichtlich, dass es ihre Aufgabe sei, die Datenbestände so zu organisieren, dass bei einer zulässigen Einsichtsnahme in die steuerlich relevanten Daten keine geschützten Bereiche tangiert werden könnten. Wenn die Bank den Zeitraum zwischen der Gesetzesänderung (im Jahr 2000) und dem Inkrafttreten (im Jahr 2002) nicht genutzt hätte, die Daten so aufzubereiten, dass Rückschlüsse auf Kundendaten unmöglich seien, könne sie hiermit nicht Prüfungshandlungen, die zulässig seien, blockieren.

Die digitale Betriebsprüfung umfasst auch Einzelkonten, selbst wenn sie nur das handelsrechtliche Ergebnis beeinflussen (BFH vom 26.9.2007, I B 53, 54/07). Aufgrund dieser Beschlüsse hat das BMF seinen umfangreichen Fragen- und Antwortenkatalog zur digitalen Betriebsprüfung mit Schreiben vom 23.Januar 2008 erweitert.

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